Project management of large scale sports events - Özsoy, Ali (My University, 2016)
Büyük Ölçekli Spor Organizasyonlarında Proje Yönetimi Projeler, tanım olarak, kendilerine özgü, özel ve bazen de oldukça karmaşık görevlerdir. Belirlirlenmiş bir zaman içerisinde, talep ve planlamaya bağlı olarak insan, finansman, tesis, ekipman-malzeme ve diğer kaynaklar kullanılarak gerçekleşir. Genel olarak, projelerin tanımlanmış amaç ve hedefleri vardır.

olarak belirtmek gerekirse, proje risk yönetiminin görevi ise, projenin başında yönetim birimleri ve projenin dolaylı dolaysız ortakları tarafından ortaya konan hedeflere eksiksiz ulaşma yönünde gerekenleri yapmak, bu yolda önlerine çıkan engelleri başarıyla aşmak ve istenilen sonuca ulaşılırken ortaya çıkabilecek şans ve olanaklardan fazlasıyla yararlanmaktır. İster günler boyu sürecek bir turnuva olsun, isterse tek maçlık bir final olsun, spor organizasyonları da birer çok özel projedir. Değişik ırk ve ülkelerin sporcuları ve içinde bulundukları delegasyonlar, sonucu önceden kestirilemeyen bir yarışma içine girmekte; yönetim, planlama, pazarlama, risk, bütçeleme, tanıtım ve bunun gibi faaliyetlerin gerçekleştiği bir organizasyonda yer almaktadırlar. Büyük bir spor organizsyonunu oluşturma ve yönetmenin, yeni bir şirket kurmaktan veya pazara yeni bir ürün sürmekten farkı yoktur. Ortaya çıkarılacak olan ürünün (bizim durumumuzda; organizasyonun), önce ev sahipliği hakkının alınması, daha sonra da potansiyel müşterilerinin (bizim durumumuzda; merkezi yönetim, katılımcılar, seyirciler, sponsorlar, dünyada o sporu yöneten merkezi birim, vb.) memnun edilmesi söz konusudur. Bu arada, ürünü pazara sunmak için gerekenler sırasıyla yapılmalı, mali hususlar dikkatle hesaplanmalıdır. İnsan kaynağı iyi yönetilmeli, riskler öngörülerek önlemler alınmalı ve pazarın nabzı tutularak son tüketicinin değişen beklentilerine uyum sağlayacak esneklik gösterilmelidir. Büyük spor organizasyonlarının yönetimi bildiğimiz tipik iş disiplinlerine bağlı olsa da, herhangi bir ürünün hazırlanıp piyasaya sürülmesinden çok daha karmaşıktır. Günümüzde Risk Yönetimi dalının önemi giderek artmaktadır. Buna paralel olarak büyük spor organizasyonlarının planlama ve yönetimlerinde de risk yönetimi çok kritik bir rol oynamaya başlamıştır. Başarılı risk yönetimleri, hangi branşta olursa olsun, üstlenilen görevlerdeki kurumsal ve proje sonuçlarını daha da iyiye taşımaktadırlar. Proje boyunca karşılaşılabilecek risklerin sağlam veri ve araştırmalara dayanarak önceden tahmin edilmesi, hazırlıklı olmanın getirdiği avantajla risklerin kötü etkilerinin minimize edilmesi ve ortaya çıkabilecek fırsatların iyi değerlendirilmesi, paydaşlarla beraber doğru kararlar alınmasına ve neticede projenin başarılı bir şekilde tamamlanmasına neden olmaktadır. Yönetim kadrolarında konunun tam kavranması ve sorunlara hakimiyet daha iyi kararlar verilmesine yol açmakta, bu da beraberinde beklenmedik kötü sürprizler karşısında zararın minimize edilmesine yardımcı olmaktadır. İyi bir proje yönetimi’nin ayrılmaz bir alt parçasıdır risk yönetimi. Arzu edilen hedeflere ulaşma yolunda proje yöneticileri çok çeşitli değerlendirme ve hesaplamalar yapabilirler, proje ilerlerken de politikalarını, yaklaşımlarını değiştirebilirler. ‘Risk’ tabirini kabul etseler de, etmeseler de, projeleri için riski ne kadar iyi yönettikleri başarılarının derecesini belirlemekte çok önemli bir rol oynayacaktır. Risk’in teşhis ve tanımı, derin bir analizden geçirilip değerlendirmesi, ortaya çıkacak etki ve sonuçlarla başa çıkılması için yapılacak hazırlıklar, her proje için olduğu kadar büyük spor şampiyonaları için de kaçınılmazdır. Risk yönetimi genellikle organizasyon hazırlıkları tamamlandıktan sonra gündeme gelmektedir. Halbuki, riskler bölümünün daha ‘event’ planlaması yapılırken programın içinde yer alması, risklerin etkilerini azaltmak ve onlarla hesaplı bir şekilde başa çıkabilmekte esastır. Risk yönetiminde iki önemli husus; tanımlanmış olan her risk’in gerçekleşme olasılığını ve yaratacağı etkiyi önceden belirleyebilmek ve hesaplayabilmektir. Her risk’in etkisi olmayabilir ve her risk değişik organizasyonlarda değişik tesirler yaratabilir. Bu iki konuya sağlıklı yaklaşıldıktan sonra risk yönetimi oldukça kolaylaşmaktadır. Risk faktörleri ve etkileri Typical Risk Factors bölümünde detaylı olarak verilmekle birlikte spor organizasyonlarındaki riskler; proje riskleri, operasyon riskleri ve sportif riskler olarak özetlenebilir. Proje risklerinde; program, maliyetler, salon işletimleri, operasyon risklerinde; tesisler, spor ekipman ve malzemeleri, ulaşım-konaklama, ikramlar; sportif risklerinde ise; alınan sportif sonuçlar, gelecek nesillere aktarılacak mesajlar, itibar..sayılabilir. Ülkemizin büyük spor projelerindeki çalışma ve uygulamaları esas alındığında; yetersiz hazırlık, deneyim eksikliği, özensizlik, yanlış atamalar, yaratıcılıktaki eksiklik, mantık sınırlarını zorlayan tutarsız öneriler…olarak sayılabilecek birçok nedenle ya bazı büyük spor organizasyonlarındaki adaylık aşamamız başarısızlıkla sonuçlanmış, ya da organizasyona ev sahipliği yapma hakkını elde etmemize karşın kötü yönetimlerle kaynaklarımız boşa harcanmış, itibarımız zedelenmiş ve gurur kaybı olmuştur. Son dönemdeki başarısızlıklara örnek olabilecek üç organizasyona aşağıda kısaca değinilmiştir; i-2020 Yaz Olimpiyatları; Türkiye Rio de Janerio-2016 hariç 2000’den bu yana düzenlenen tüm Olimpiyat Oyunlarına aday olmuş ve kazanamamıştır. 2020 için yapılan çalışmalar bir devlet politikası olarak görülmüş, buna rağmen sonuç hüsran olmuştur. Olimpiyat adaylık sürecinde benzeri bir başarısızlık tarihte yoktur. ii-Expo 2020 İzmir Ticaret Fuarı; 2015 için Milano’ya kaptırılan adaylık, İzmir Büyük Şehir Belediyesi ve Ulaştırma Bakanı’nın bizzat çalışmasına karşın bir kez daha başarısız sonuçlanmış ve kazanan Dubai olmuştur. iii-2013 FIFA U20 Dünya Futbol Şampiyonası-Türkiye; Büyük bir organizasyonu alabilmek başka bir beceri, layıkıyla yönetmek ayrı bir ihtisas dalıdır. Ev sahipliği yaptığımız ve yedi ayrı şehrimizde düzenlenen turnuvaya ilgi neredeyse yok mertebesinde ve son derece sönük olarak gerçekleşmiştir. Kayıtlara tarihin en az ilgi gören Şampiyonası olarak geçen maçlarda toplam seyirci sayısı ancak 261,509 olabilmiştir. (Son iki Şampiyonadaki seyirci sayısı; 2011 Kolombiya; 1,309,000 ve 2009 Mısır; 1,295,000). Son dönemde dikkati çeken önemli bir konu da spor organizasyonlarına yönelik artan terör olaylarıdır. Event’e katılan sporcu ve seyirciler için sağlıklı ve güvenli bir ortam yaratmak; tasarım, planlama ve operasyon aşamalarında artık birincil öneme haiz olmalıdır. Spor organizasyonlarının yönetiminde ortaya çıkabilecek beklenmeyen şartlar için risk yönetimi bundan böyle plan-proje aşamasında en öncelikli başlıklar arasında yer almalıdır. Kalabalık yönetimi, şiddete başvuran taraftarlar, elverişsiz hava koşulları, iptal olasılığı, tesislerin inşaatındaki gecikmeler, yiyecek zehirlenmesi ve diğer tehditlerle uğraşmak için ciddi bir hazırlık yapılmalıdır. Yeni teknoloji ve yazılımların gelişimi ve yaygınlaşması organizasyon yönetiminin her aşamasında kendisini gösterdiğinden, Lokal Organizasyon Komitelerini oluşturan bireylerin eğitim, bilgi birikimi, deneyim ve profesyonellik düzeyleri de en üst seviyede olmalıdır. Bugün, taraftarlar gelişmiş teknolojileri spor tesislerine beraberlerinde getirmekte, internete sürekli bağlı ve event esnasında interaktif olmak istemektedirler. Taraftarlar arasında klasik medya kanallarının yerini sosyal medya ve özel bloglar almaktadır. Müsabakaları takip eden kitleler anında istatistiklere girmek ve maç görüntülerini gecikmesiz kendi mobil cihazlarına istemektedirler. Interaktif ve teknolojik olarak donanımlı bir taraftar artık, bir organizasyonun en önemli gelir kaynaklarından biri olan TV yayınlarının etkisini tehdit etmektedir. Tez çalışmasında, müşteri hizmetleri tanımının hızla değiştiği ve çıtanın sürekli yükseltildiği spor organizasyonlarında yönetim teknikleri ve riskler detaylı incelenmeye çalışılmaktadır. Önce proje yönetiminin önemine kısaca değinildikten sonra organizasyon(event) yönetimi hakkında bilgiler verilmekte, daha sonra büyük bir –spor- organizasyonu kazanabilmek için hazırlanacak adaylık dosyası’nda karşılaşılabilecek noktalar büyüteç altına alınmakta (lobi faaliyetleri konusuna değinilmemiştir) ve son olarak ta, organizasyona ev sahipliği yapma hakkı elde edildikten sonra, risk faktörleri modellenerek organizasyonun başarılı olması için dikkat edilmesi gereken hususlar dikkatle incelenmektedir. Benzer projelerin yönetimlerinde karşılaşılabilecek problemler, bertaraf edilmeleri ve alınacak dersler ayrıca Case Study’ler ve kişisel deneyim, bilgi birikimleri ile anlatılmaya çalışılmıştır. ABSTRACT Project Management of Large Scale Sports Events A project, by definition, is not only a unique and distinct task within itself but also a very complex and sophisticated one. Within a given timeframe, a project will develop its form on its financials, dependent institutions, equipment, and many other resources. Projects have certain defined goals, intentions and a destination. Project management and its handling of risk, therefore, revolves around following the outline set in place of which steps to take when, managing the obstacles that present themselves and with a positive and opportunistic mind, benefiting from the advantages that come along the way. Whether be it a week/ month long tournament, or a single day championship event, sports events in this day and age have become significant projects that need proper management and scrutiny. The international setting of our world allows different countries, different heritages, with their athletes and federations, to compete in these events that require specified planning, management, marketing and financing. Developing and managing a global sporting event, in a sense, is not very different than forming a company and introducing a new product into the selling market. The product -in this relation the sporting event- that will be formed will not only need to be patented and legally permitted to execute but will also need to satisfy and reach the expectations of its customer base which is a combination of participants, government, fans, sponsors, ruling body of the sport, etc. For this groundwork to be established, the risks that lie ahead need to be determined and accounted for; the pulse of the fluctuating market should be monitored in managing expectations and public relations should be one of the top priorities. While such similarities between the business world and the creation of a sporting event do exist, the overall process of managing global sporting events is much more complex. The importance of Risk Management grows in every aspect of business each day. In relation, risk management plays a significant role in the planning of global sporting events and tournaments. The product of successful risk management, regardless of province or faculty, upholds the overall results of project management and the efficiency and success of the organization that it has been applied to. Minimizing the effects of the risks ahead, via the proper research and preparedness, creates the groundwork for a successful project and the satisfaction of its shareholders and dependants. Risk management is such an important sub-division of a project management is due to the fluctuating and ever changing mindset of the projects managers. During the preparation periods, it is a common practice for the managers to change their perspective and politics on how the event should be designed and organized. Accounting for any possible risk that may occur during the organization of such global major sporting events, never mind any other project, plays a significant role in eliminating the time wasted on adjustments and preparing for any consequence that may occur. Whilst the usage of risk management may only be taken into account after the initial preparation phases of many events, it is crucial that this stage is perceived as one of the main building blocks from the start. There are two main focus points to risk management; first is determining the probability of the mentioned risk occurring and the second is regulating what the consequences of it would be. Even though every risk may not have significant consequences, preparing for the worst case of each scenario strengthens the core and readiness of projects executed. Risk factors and consequences are presented in more focus and detail in the ‘Typical Risk Factors’ section of the study and the risks in sports events may be outlined as; project risks, operational risks and sporting risks. Project risks dig deep into program details, expenditures, arena operations, while operational risks focus on equipment, transportation and accommodations and sporting risks take results obtained, legacy, the message translated into upcoming generations and overall prestige into account. When our country’s (Turkey’s) efforts to organize and host major global sporting events are taken into account and consideration, deficient levels of preparation, lack of experience, negligence, lack of creativity appear to be the consistent characteristics instilled in the hosting and failed bids that were presented to the international voting committees. Even in the successful bids to become a host to the major events; the lack of risk management and proper governance over the assigned leaders and individuals, overuse of resources, damaging of reputation and lack of credibility has been attached to Turkish organization committee’s characteristics. Such examples from prior years have been listed as follow: i- 2020 Summer Olympics: With the exception of the 2016 Rio de Janerio, Turkey has been a candidate for every summer Olympics hosting bid since the year 2000 and never won. The bid for the 2020 Olympics has been widely recognized as a governmental bid with enormous stete support and resources but the result has been another failure in Turkey’s long list of attempts to host the event. ii-Expo 2020 Izmir Trade Fair: After the loss of the 2015 hosting bid to Milan-Italy, the City of Izmir together with Ministry of Transport had made efforts to take over the preparation efforts for the 2020 bid but has faced the same fate, losing their candidacy to the city of Dubai. iii- 2013 FIFA U20 World Cup Turkey: Whilst winning the bid to host such a global event must be considered a victory within itself, the management of the event and the global environment created for the countries participating is another responsibility and requirement. The event has gone into history books as one of the least attended and least profitable and the most low-key tournament in FIFA history with only 261,509 attendees. (Previous two: 1,309,000 spectators in Columbia (2011) and 1,295,000 fans in Egypt (2009)). One significant subject that requires attention in recent days has been the increasing of and activities of terror that occur in global sporting events. Due to this growing threat, the security of all teams and federations participating as well as every single one of the spectators needs to be regarded as priority number one when it comes to the planning, development and the operations of such a safe environment. As mentioned previously, risk management and accounting for every probability, however unlikely they may seem, becomes a crucial point in the preparation phase of an event. Some risk management scenarios to focus on should include the delay of construction, lack of coordination of airlines, crowd management, possibility of cancellation of the event, undesired weather conditions, threat of terrorism and many more. Due to the ever evolving world of technology, its development and growth, the education, experience, professionalism and contribution of every member of the Local Organization Committee needs to be at a very higher level and standard. In today’s world, supporters and fans of each participating teams/ clubs not only bring along the different channels of technology they use to the host city with themselves, but also require to be online and in interaction in the online world at all times. The old world of daily media outlets has been replaced with the unified social media setting and the bloggers' content production of today. Those reporting and following the games of such events, require to have instant access to statistics as well as replays both on the web and their mobile device. This development of technology and easy access to content, while satisfactory to the consumer, threatens one of the main income opportunities for hosting nations, the broadcasting rights and contracts. The thesis presented aims to scrutinize the ever changing and developing setting of the techniques and methods used in project and risk management of large scale sports events. After mentioning the meaning and the importance of project management, the thesis then focuses on what it takes and what measures need to be taken in order to run a successful candidacy campaign and is finalized with the risk management approach that needs to be taken in order to host a successful global event if that candidacy is won. The actual problems that may occur before and during the management of major events, the lessons to be learned after the successful bids and events are mentioned and highlighted in the form of real life case study scenarios and personal experiences.
Keywords: Proje yönetimi, Spor organizasyonlarında