Toplam kalite yönetimi çerçevesinde bilişim sistemlerinin etkin dökümantasyon amacıyla kullanılması: Elektronik döküman yönetimi için bir uygulama

Abstract

Sanayi devriminden önce kalite, toplam kalite yönetimi gibi kavramlar insanlığa yabancı kavramlardı. Sanayi devrimiyle beraber rekabet ortamının oluşması sonucunda firmalar kaliteli ürünler üretmek durumunda kalmışlar, bu amaçla önce kalite kavramı ve kalite kontrol süreçleri oluşturulmaya başlanmış akabinde toplam kalite yönetimine geçiş kaçınılmaz olmuştur. Bu kavramların temelleri Amerika ve Japonya’da atılmış, bunun sonucu olarak da sözkonusu iki ülke bugün sanayi devleri haline gelmişlerdir. Üretimi kaliteli ve standart şekilde yapabilmenin tek yolu, tüm süreçleri oluşturup, dökümante etmekten geçer. Kalite standartlarının en önemli unsuru etkin dökümantasyondur. Teknoloji çağında etkin dökümantasyonu standartlar çerçevesinde yapabilmenin tek yolu yine teknolojiden yararlanmaktır. Özellikle son yıllarda ülkemizde de bu amaçla bir çok elektronik dökümantasyon uygulamaları oluşturulmuştur. Eskiden kalite ve dökümantasyon birbirinden ayrılmaz iki unsurken artık klasik dökümantasyon uygulamalarının yerini elektronik dökümantasyon uygulamaları almıştır. Elektronik dökümantasyon uygulamaları kullanım kolaylıkları açısından bir çok kolaylık sağlamasına karşın, güvenlik sorunlarına yol açabilmektedir. Döküman ve belge güvenliğini sağlayabilmek de artık kalite kriterleri arasında sayılmaktadır. Çalışmada bir elektronik dökümantasyon sisteminin nasıl olması gerektiği, hukuki gereklilikler, devlet kurumları tarafından belirlenen kriterler yanında bir elektronik dökümantasyon sistemi modeli önerilmiş ve söz konusu elektronik dökümantasyon sistemi kullanıcıları ile bir memnuniyet anketi yapılmıştır.

Before the Industry Revolution concepts like quality total quality management were not important. After the Industy Revolution according to the competition environment, companies have had to produce products high in quality. Because of the environment, quality and quality control processes started and next transition to total quality control became unavoidable. The origin of the concepts were founded firsty in USA and Japan then spread to the whole World. The only way to produce high quality products is efficent documentation of production processes. Now, technology and electronic documentation applications are used to documentate efficently instead of classical documentation methods. Electronic documentation applications have benefits than classical methods, but they can cause security problems sometimes. Today the security of documents are also involved in the quality criterions. In this study, I tried to explain how a succesful electronic documentation system should be, the regulations and needs provided by the government and also an electronic documentation system model is suggested. Also this study includes a customer satisfaction survey regarding the electronic documentation system involved.