Publication: İşletmelerin iş süreçlerinde uyguladıkları reengineering projelerinin başarısızlık nedenleri ve bunların örneklenmesi
Abstract
Değişen rekabet ortamında şirketleri çok büyük tehlikeler beklemektedir.Bunun için şirketlerin yaptıkları işleri çağdaş,akılcı ve geleceği gören bir vizyonla yapmaları gerekmektedir. Eski fonksiyon bazlı yönetim tarzı yerini süreç bazlı yönetime bırakmıştır.Şirketler iş süreçlerinde her zaman en iyiyi arayarak , ancak bu sürekli değişen global ortamda ayakta kalabilirler. Süreçleri yönetmek için kullanılan sürekli iyileştirme,Toplam Kaklite Yönetimi gibi yönetemler , sundukları düşük performans iyileşmeleri yüzünden artık yerlerini radikal bir değişimi temsil eden Reengineering (Değişim Mühendisliği) kavramına bırakmıştır. Reengineering maliyet,kalite,hizmet ve hız gibi çağımızın en önemli performans ölçülerinde çarpıcı gelişmeler yapmak amacıyla iş süreçlerinin yeniden , temelden düşünülmesi ve radikal bir şekilde yeniden tasarlanmasıdır. Radikal değişimi uygulayan firmaların iş süreçlerini daha önceki süreçleri unutarak yeniden tasarlaması gerekmektedir. Temiz bir sayfa anlayışı ile temsil edilen reengineering'de hedef çok büyük performans iyileştirmeleri sağlanır . Sürekli süreç iyileştirmeleri ile olan farkı işte bu noktada ortaya çıkmaktadır. Günümüzün değişen teknolojisi ve globalleşme , reengineering'i yüksek performans isteyen şirketler için zorunlu kılmaktadır. Reengineering uygulayan projelerin birçoğunda başarısızlık gözlenmektedir. Başarısızlık nedenleri birçok önemli faktöre dayanmaktadır. Bu faktörlerin başında üst düzey yönetimin projeye olan desteği gelmektedir. Reengineering üst kademeden alt kademeye doğru uygulanması gereken bir yönetim tarzıdır. Üst kademenin kaynak,para ve liderlik konularında her zaman desteğini vermesi proje açısından büyük önem taşır. Reengineering proje hedeflendirin mutlaka üst yönetim tarafından verilmesi gerekir. Reengineering insanlara veya pozisyonlara değil , iş süreçlerine uygulanır.Bu yüzden projede değişimin iş süreci için tanımlanması önemlidir. Reengineering uygulayan firmaların bir metodoloji belirleyerek, uygulamaları proje sırasında ortaya çıkabilecek birçok tersliği önleyecektir. Şirketler reengineering konusunda deneyimli değil iseler dışarıdan danışman desteği alabilirler. Dış katılımcılar projelere taze bir bakış açısı , teknoloji,uzmanlık ve işgücü katabilirler. Bazı durumlarda ise iş süreçlerini iyi tanımadıkları ve maliyetleri yüksek olduğu için zarar verebilirler. Bu durumu engellemek için proje başında dış katılımcıların oynayacağı rollerin belirlenmesi yerinde olacaktır.Reengineering projelerinde temel başarı faktörlerinden bir taneside reengineering proje ekibinin uygun büyüklükte,deneyimli ve doğru insanlardan oluşmasıdır. Üst düzey yönetimin reenginering projelerine her zaman bütün toplantılara katılarak destek vermesi yerinde olacaktır. Tez çalışmasının konusu olan reengineering projelerindeki başarısızlık nedenleri ile çok sık karşılaşılmaktadır. Önemli hatalardan biri şirketlerin radikal olarak süreci değiştirmek yerine tamir etmaye çalışmalarıdır. Böylece basit süreç değişiklikleri ortaya konulur ve çok düşük performans iyileşmeleri yakalanmaktadır. Bazı durumlarda şirketlerin iş süreçleri üstünde aşırı yoğunlaşması projenin gerçek detaylarını gözden kaçırmalarına yol açabilir. Bazen şirketler eğer projelerin ilk adımlarında iyi sonuçlar aldılar ise projeden vazgeçebilirler , dolayısıyla gerçek faydayı kazanamazlar . Bazı durumlarda ise şirketler kendi hedeflerini çok düşük tutmaktadır.Bunlar şirketlerin sürekli iyileştirme yöntemlerini benimsediğini göstermektedir. Şirket yönetiminin çalışma kapsamını dar biçimde tutması radikal bir yaklaşım için uygun olmayacağı için başarıyı etkileyecektir. Reengineering projelerinde üst düzey yönetimin liderlik özellikleri,yetkisi,reengineering'i anlaması ve doğru bakış açısına sahip olması gerekir.Proje ekibininde bu konuyu hiç bilmeyen veya eksik bilen kişilerden oluşması başarı açısından zordur. Kaynakların doğru zamanda ve doğru insanlar ile kullanılması , bu konularda cimrilik edilmemesi çok faydalı olabilir. Şirket içesinde oluşan direnç yüzünden bazen reengineering projeleri unutulmak istenir. Bunun önlenebilmesi için üst düzey yönetimin kesinlikle sürekli kontrolü sağlaması başarıyı doğrudan etkileyebilir. Organizasyonların aynı anda pek çok projeyi devreye alması mevcut olan kaynakların doğru kullanılmamasını veya üst yönetimin dikkatinin farklı yerlere odaklanmasını sağlayacağı için , projenin gidişatını etkileyebilir. Şirkette emekliliğe ayrılacak bir genel müdürün olması reengineering projelerini durdurabilir.Bu durumda yöneticinin cesur adımlar atarak değişimi hızlandırmak için projeleri uygulaması ve projeyi kendinden sonra geleceği aktarması yerinde olacaktır. Projelerin diğer iş iyileştirme programlarından ayrıt edilmesi ve süreç tasarımı üzerinde aşırı yoğunlaşılmaması yerinde olacaktır. Şirket içerisinde oluşan dirence karşı geri çekilmeden , değişimin şirket menfaatleri için yapıldığı açıklanarak projenin yürütülmesi çok pozitif bir ortam sağlayabilir. Şirketin projeyi sürüncemede bırakmadan,eksiksiz stratejilerle uygulanması proje için önemlidir. Bilişim teknolojisinde oluşan gelişmeler doğru kullanılması iş süreç tasarımında büyük önem taşır. Uygun teknoloji,doğru eğitimler aldırılarak uygulanması başarıyı etkileyebilir. Yönetimin teknik konularda doğru kararlar vermesi,organizasyonların kendi sistemlerini iyi kontrol edebilmeleri , ihtiyaçların sağlanması , şirket sistemlerinin ihtiyaçları tanımlamada yetersiz kalmaması reengineering uygulamalarının başarısı için çok önemli faktörleridir. Üst düzey yönetimin uzun süreli projeye destek vermesi önemlidir.Reengineering projesi uygulanırken başarının ana anahtarı olan insan yönetimi unutulmamalı,değişimin mutlaka gerekli olduğu anlatılarak , katılımın sağlanması projenii başarısına katkıda bulunacaktır. Tez çalışmasında bu faktörlerle ilgili literatürden bir örnek ve Türkiye'de bulunan bir firma ile görüşürek daha önce uygulanmış bir adet reenginnering projesi üzerinde incelmeler yapılmış ve bulgular analiz edilmiştir. Süreç performanslarını yükseltmek isteyen şirketlerin dikkatli bir şekilde hazırladıları metodoloji ve üst düzey yönetim desteği ile reengineering projelerinini başarılabileceği mümkün görülmektedir. Fakat önemli olan değişimin hiçbir zaman sona ermediği ve her zaman daha iyisini yapmanın zorunlu olacağıdır.
In today's rapidly changing competition enviroment , companies are under the pressure of big troubles. For this reason they need to perform their tasks with a contemporary,clever and right future forecasting vision. Old classic functional based management style has been replaced by process based managemet styles. Companies can only stay alive in this continously changing global enviroment by always looking for the best that they can perform. Continous improvement , Total Quality management and other management styles which are used to manage the processes , are not good enough because they can only present small performance improvements. That's why they have been replaced by reengineering , a management style that reprents the radical change in processed based mangement. Reengineering is the rethinking and radical new design of all bussiness processes according to the contemporary measurement scales such as cost,quality,service and speed in order to reach dramatic process improvements and outputs. Companies which would like to apply radical change to their processes,will have to redesign their processes.Reengineering represented by a new clean state understanding , aims to reach high performance improvements.This is the point where the main difference of reengineering continous improvement comes up. Today's rapidly changing technology and globallization compels the firms to reengineer their processes which need high performance scales. In many of the projects there is a big failure ratio. The failure results depend on very high important factors. First of all , the support given by the top executive management is very important. Reengineering must be applied from top management to the bottom line within the company since it is a top-down approach. It is very important for the success of the reengineering project to be supported by the top executive managemet on financial ,resource and leadership issues. The reengineering project targets must be tightly linked to the company strategical vision and goals. Reengineering is maintained on the processes , not on humans or positions. For this reason , it would be good for the success of the project to identify the change for bussiness processes. Companies must follow a certain metodology that would prevent them to face hardships later in other project phases . It would be better for the companies which do not have enough experince on reengineering projects to use consultants. The outsiders can supply a fresh view on the problems,expertise and work labor for the prpjects.On the other hand , because they aren't familiar with the internal processes,they can mislead and cost high prices for the company. In order to avoid these troubles, it would be very proper to outline the boundries that they will act. One of the main success factors in reengineering is the selection of the reengineering project team. The team has to be consisted of experienced,right chosen employees with th right team dimensions. The contribution of the top management such as attending all of the meetings is very important for the success of the projects. The reengineering failure reasons which is the main context of my thesis is often met in literature. One of the important failure reason is that the companies tend to repair their processes,not to design them radically.That's why simple prcess changes are held and low improvements are reached. On some issues , the companies work deeply on the business processes and this yields them to miss the real details of the projects. If the companies gain some good results in the very early steps the projects,they interfere with their projects. This results them to miss the real profits they could manage. In some cases, companies state very low reachable goals. This represents that they would rather use continous improvements than reengineering. Because it is not proper for the radical change to have a narrow working concept,it will be good for the success of the project to have a wide vision. In reengineering projects top management must have enough leadership skills,power,reengineering understanding and right vision. It will be more proper for the success of the projects to have people who know very little knowledge about reengineering. It would be good for the fate of the project to use the time,labor resources and to be generous on these topics. Sometimes due to the resistance to reengineering , some employees tend to make projects forgettable.That' why the top mangement has to control all the activities in every single stage. If the organizations have more than one complex reengineering projects in action, it will be tough to distiribute the resources and the top management's attaention to different dimensions.This can prevent the success of the projects. The retiring top executive leader may be the reason to stop the ongoing reengineering projects.In these cases it will be good for the success that the leader will maintain the projects and in the future to give every detail to his latter substitute. It is important that reengineering project is differantiate reengineering from the other improvement programs and not to be deeply concerned with the processes. To avoid the resistance to the projects,it will be positive to explain the employees that this radical change is good for the fate of the company. The company has to reengineer without interfering and without flawed strategies. The corroect usage of information technologies will enable the eaiser design of the processes. The application of technology with right people and tranings can affect the success of the project in a positive manner. The right decision making of top management on technical issues,the good control of organizational systems,the fulfillment of needs,the ability that organizational systems have for the fulfillment and identification of needs are all important topics for the reengineering success. The contribution of top management is an other critical issue. It must not be forgotten that the human resorurce management is the key succes element in the reengineering projects. In my thesis study, a reengineering sample from the literature and a reengineering project experienced company from Turkey are given as samples for these specified failure reosans.These failure reasons are then analyzed. In order to increase the process peformance radically,the companies must have a very carefully designed metodology planning and top management support for the projects.By these factor it is likely to manage the projects in a succesful manner. But the most important factor is that change will never end and we will always have to better than we did before.
In today's rapidly changing competition enviroment , companies are under the pressure of big troubles. For this reason they need to perform their tasks with a contemporary,clever and right future forecasting vision. Old classic functional based management style has been replaced by process based managemet styles. Companies can only stay alive in this continously changing global enviroment by always looking for the best that they can perform. Continous improvement , Total Quality management and other management styles which are used to manage the processes , are not good enough because they can only present small performance improvements. That's why they have been replaced by reengineering , a management style that reprents the radical change in processed based mangement. Reengineering is the rethinking and radical new design of all bussiness processes according to the contemporary measurement scales such as cost,quality,service and speed in order to reach dramatic process improvements and outputs. Companies which would like to apply radical change to their processes,will have to redesign their processes.Reengineering represented by a new clean state understanding , aims to reach high performance improvements.This is the point where the main difference of reengineering continous improvement comes up. Today's rapidly changing technology and globallization compels the firms to reengineer their processes which need high performance scales. In many of the projects there is a big failure ratio. The failure results depend on very high important factors. First of all , the support given by the top executive management is very important. Reengineering must be applied from top management to the bottom line within the company since it is a top-down approach. It is very important for the success of the reengineering project to be supported by the top executive managemet on financial ,resource and leadership issues. The reengineering project targets must be tightly linked to the company strategical vision and goals. Reengineering is maintained on the processes , not on humans or positions. For this reason , it would be good for the success of the project to identify the change for bussiness processes. Companies must follow a certain metodology that would prevent them to face hardships later in other project phases . It would be better for the companies which do not have enough experince on reengineering projects to use consultants. The outsiders can supply a fresh view on the problems,expertise and work labor for the prpjects.On the other hand , because they aren't familiar with the internal processes,they can mislead and cost high prices for the company. In order to avoid these troubles, it would be very proper to outline the boundries that they will act. One of the main success factors in reengineering is the selection of the reengineering project team. The team has to be consisted of experienced,right chosen employees with th right team dimensions. The contribution of the top management such as attending all of the meetings is very important for the success of the projects. The reengineering failure reasons which is the main context of my thesis is often met in literature. One of the important failure reason is that the companies tend to repair their processes,not to design them radically.That's why simple prcess changes are held and low improvements are reached. On some issues , the companies work deeply on the business processes and this yields them to miss the real details of the projects. If the companies gain some good results in the very early steps the projects,they interfere with their projects. This results them to miss the real profits they could manage. In some cases, companies state very low reachable goals. This represents that they would rather use continous improvements than reengineering. Because it is not proper for the radical change to have a narrow working concept,it will be good for the success of the project to have a wide vision. In reengineering projects top management must have enough leadership skills,power,reengineering understanding and right vision. It will be more proper for the success of the projects to have people who know very little knowledge about reengineering. It would be good for the fate of the project to use the time,labor resources and to be generous on these topics. Sometimes due to the resistance to reengineering , some employees tend to make projects forgettable.That' why the top mangement has to control all the activities in every single stage. If the organizations have more than one complex reengineering projects in action, it will be tough to distiribute the resources and the top management's attaention to different dimensions.This can prevent the success of the projects. The retiring top executive leader may be the reason to stop the ongoing reengineering projects.In these cases it will be good for the success that the leader will maintain the projects and in the future to give every detail to his latter substitute. It is important that reengineering project is differantiate reengineering from the other improvement programs and not to be deeply concerned with the processes. To avoid the resistance to the projects,it will be positive to explain the employees that this radical change is good for the fate of the company. The company has to reengineer without interfering and without flawed strategies. The corroect usage of information technologies will enable the eaiser design of the processes. The application of technology with right people and tranings can affect the success of the project in a positive manner. The right decision making of top management on technical issues,the good control of organizational systems,the fulfillment of needs,the ability that organizational systems have for the fulfillment and identification of needs are all important topics for the reengineering success. The contribution of top management is an other critical issue. It must not be forgotten that the human resorurce management is the key succes element in the reengineering projects. In my thesis study, a reengineering sample from the literature and a reengineering project experienced company from Turkey are given as samples for these specified failure reosans.These failure reasons are then analyzed. In order to increase the process peformance radically,the companies must have a very carefully designed metodology planning and top management support for the projects.By these factor it is likely to manage the projects in a succesful manner. But the most important factor is that change will never end and we will always have to better than we did before.