Publication: Belge yönetimi süreçlerinin kurumsal kararlar üzerindeki etkisi : Tübitak Bilim Adamı Yetiştirme belgeleri üzeride bir inceleme
Abstract
Hızlı ve doğru karar verebilmek, bilgiye sahip olmayı gerektirir. Karar verme sürecinde kullanılacak bilginin iki temel özelliği olmalıdır. Bunlar doğruluk ve bütünlüktür. Bu özelliklere sahip olmayan bilgi ile verilmiş kararın yanlış olma ihtimali çok yüksektir. Karar vericilerin ihtiyaç duydukları bilgiyi ihtiyaç duydukları anda ulaşabilmelerinin ilk şartı, bilginin üzerine kaydedildiği belgelerin belirli standartlar içinde tutulması, mantıklı bir şekilde düzenlenmesi ve sıkı bir şekilde kontrol edilmesidir. Belgeler kurum ve kuruluşların faaliyetlerinin doğal bir sonucu olarak üretilirler. Dolayısıyla belgeler kurumsal bilginin kayıtlı halidirler. Kurumsal bilgi kaynağı olarak belgeler kurumsal faaliyetlerin kanıtları ve yasal dayanaklarıdırlar. Bu nedenle belgeler üretimden arşivleme evresine kadar geçen bütün işlem süreçleri içinde belli bir sistem içinde yönetilmelidirler. Bu çalışmada Bilim İnsanı Destekleme Daire Başkanlığı (BİDEB) kapsamında yürütülen belge yönetimi süreçlerinin alınan kararlar üzerindeki etkisi ölçülmeye çalışılmıştır. Bunun için çalışma kapsamında BİDEB çalışanlarına bir anket uygulanmıştır. 20 BİDEB çalışanı belge üretmek, belgeleri kullanmak, belgeleri dosyalamak ve belgelere erişim konularına ilişkin 18 soruluk anketi cevaplamışlardır. Bu anketle 2005 yılından bu yana TÜBİTAK genelinde yürütülen belge yönetimi ve arşiv yönetimi uygulamalarının BİDEB’te yönetsel kararların alınmasına ve belgesel işlemlere olan etkisi ölçülmüştür. Çalışmanın sonucunda birimde yürütülen belge yönetimi uygulamalarının belgelerin üretiminde, kullanımında, yeniden erişiminde daha önce yaşanan sorunları en aza indirdiği gözlemlenmiştir. Diğer yandan BİDEB personelinin yazışma kuralları, dosya tasnif planı gibi konularda eğitim gereksinimi açığa çıkmıştır.
Rapid and accurate decision making requires having information. Information used in decision making processess should have two key features. These are accuracy and integrity. Decision taken with the help of information lacking wit these features will likely be wrong. The first condition of accessing information needed by decision makers when it is needed is keeping the records containing information within certain standards, arranging in a logical way and controlling strictly. Records are produced as a natural result of the activities of institutions and organizations. Therefore records contain institutional information. As a source of institutional information records are the evidences and legal basis for institutional activities. Therefore form production to the archiving stage in all records management processes records should be managed within a particular system. In this study, I tried to assess the effect of recordS management processes conducted at BIDEB on decision making. Hence a questionnaire has been performed in the context of the study. Twenty BIDEB employees participated the survey consisting of 18 questions related to producing, using, filing and accessing a records. With this questionnaire the impact of the records and archive management applications on the decision making on administrative issues at BIDEB. As a result of the study, it has been observed that the records management practices implemented in the unit, minimized the formerly encountered problems. On the other hand, it became prominent that BIDEB employees require training on topics such as correspondence rules and file classification.
Rapid and accurate decision making requires having information. Information used in decision making processess should have two key features. These are accuracy and integrity. Decision taken with the help of information lacking wit these features will likely be wrong. The first condition of accessing information needed by decision makers when it is needed is keeping the records containing information within certain standards, arranging in a logical way and controlling strictly. Records are produced as a natural result of the activities of institutions and organizations. Therefore records contain institutional information. As a source of institutional information records are the evidences and legal basis for institutional activities. Therefore form production to the archiving stage in all records management processes records should be managed within a particular system. In this study, I tried to assess the effect of recordS management processes conducted at BIDEB on decision making. Hence a questionnaire has been performed in the context of the study. Twenty BIDEB employees participated the survey consisting of 18 questions related to producing, using, filing and accessing a records. With this questionnaire the impact of the records and archive management applications on the decision making on administrative issues at BIDEB. As a result of the study, it has been observed that the records management practices implemented in the unit, minimized the formerly encountered problems. On the other hand, it became prominent that BIDEB employees require training on topics such as correspondence rules and file classification.