Örgütsel iletişim ve önemi

Abstract

İnsanlar, başkalarıyla bir arada olabilmek, onları anlayabilmek, etkileyebilmek ve kendilerini anlatabilmek başka bir deyişle sosyal bir varlık olabilmek için iletişim kurarlar. Bunun yanı sıra, bireyler kendileriyle ve başkalarıyla iletişim içinde bulunarak kişiliklerini de tanımlama olanağını iletişimle kazanırlar. İletişim, kişiler arası ilişkinin her türünü, örgütleri ve giderek toplumları yaratan ve bir arada tutan bir harç işlevi görür. İletişim, insanların belirli kavramları, öğeleri ve nesneleri sembollerle ifade ederek ortaya koydukları bir paylaşma ve ortak müşterekte buluşma eylemidir. Bir başka ifade ile iletişim, ortak amaçlara ulaşmak adına kullanılan bir uzlaşma yöntemidir. Günümüzün iş dünyasında insan faktörünü giderek önem kazanması ve örgütleri çevresel etkenlere karşı güçlü kılan ve ayakta tutan bir konuma yükselmesi örgütsel iletişimi, yönetimin ayrılmaz bir parçası haline getirmiştir. İçinde insan faktörünün yer aldığı her konu ile yakından ilgili olan iletişimi, insan faaliyetlerinin uyumlaştırılması, düzenlenmesi ve belirli bir amaca sevk edilmesi anlamına gelen yönetimin de bir parçası olduğu yadsınamaz bir gerçektir. İletişim süreci, başıca dört öğenin bir araya gelmesi ile oluşur. Bu öğeler; kaynak, kanal, alıcı ve mesajdır. En yalın anlamı ile iletişim, duyguları, düşüncelerini, bilgilerini belli simgelerle anlatan gönderici yani kaynak ile bu simgeleri çözümleyip, algılayan ve anlayan bir alıcıyı yani hedefi gerektirir. İletişim sürecinde yer alan bu dört temel öğelerin yanı sıra bir takım yan öğeler de yer almaktadır. Bunlar; kodlama, kod açma, etkileme, geri bildirim ve gürültüdür. Kaynağın, gönderdiği mesajın anlaşılıp anlaşılmadığını belirleyen geri bildirim süreci hedefin yanıtı niteliğindedir. Dolayısıyla, kaynağın gönderdiği mesaja karşılık hedefin gönderdiği cevap mesaja geri bildirim ya da geriye bilgi akışı adı verilir. İnsanlar, toplumsal rolleri gereği, üyesi bulundukları tüm sosyal gruplarda olduğu gibi iş hayatında da gerek kendi kişisel niteliklerini kanıtlamak ve varolmak gerekse örgütsel hedeflere ulaşmak adına sürekli iletişim halinde bulunmaktadır. Ancak, insanın paylaşımcı doğası gereği günlük ilişkiler samimiyet üzerine kuruludur ve zorlamalar ya da yükümlülükler olmaksızın gerçekleşmekte ve süregelmektedirler. Bu nedenle, çok az kişi çalışmaya başlamadan önce iş hayatı normlarında iletişim kurmayı öğrenmektedir. Bu nedenle, örgütsel iletişim belirli bir amacı gerçekleştirmek üzere planlanmış, koordine edilmiş resmi bir süreç olarak ele alınmalıdır. Ancak, her ne kadar resmi ilişkiler söz konusu olsa da insan faktörünün belirleyici olduğu, insanın davranış, tutum ve tavırlarını iletişimin başarısını etkilediği unutulmamalıdır. Gerçek bir örgüt karmaşık insan ilişkilerinden oluşan, yaşayan dinamik bir varlıktır. Dolayısıyla bir örgütün işleyişi, kağıt üzerinde planlanan yazılı kurallarla belirtilen ilişkilerle istense de sınırlandırılamaz. Yazılı kurallar, örgütün iskeletini oluşturur. Ancak, unutulmaması gereken örgütün ana malzemesinin insan olduğu ve resmi olmayan ilişkilerin de örgüt yönetiminde rol oynadığıdır. Bu nedenle örgütler, biçimsel ve biçimsel olmayan yapılarıyla karşımıza çıkmaktadırlar. Bu iki alt iletişim sistemi, örgütün toplam iletişim sistemini oluşturur ve örgüt üyelerin davranışlarını etkiler. Başarılı bir iletişimin önemli bir koşulu kişiler arasında amaç birliği sağlanmasıdır. Ortak bir amacı gerçekleştirmek için bir araya gelen bütün grup, topluluk ve kurumlar için iletişim, dün olduğu kadar bugün de önemlidir. Örgütsel iletişim; birden fazla insanın bir amaç etrafında toplanmasını sağlayan ve bir araya gelen insanların güç birliği yaparak örgüt amaçları yönünde etkili bir biçimde çalışabilmeleri için, aralarında olması gereken işbirliğini ve çevresiyle uyumlarını sağlamada önemli bir rolü olan; biçimsel ve biçimsel olmayan yapılardaki anlam yükü taşıyan her türlü insan etkinliğinin paylaşılmasıdır. Bir amaç uğruna bir araya gelen çalışanlar, örgütün başarısından kendileri de belli bir oranda yarar sağlayacaklarına inanmazlarsa, örgütün hedeflerini benimsemeleri de kolay olmayacaktır. Başarının gerçekleşebilmesi için, tasada ve kıvançta ortaklık ruhunun ön planda olması gerekir. Bu da yöneticiler tarafından iletişim kanallarının kullanılarak, kader ortaklığı duygusunun tüm kademelerde yer alan çalışanlara hissettirilmesi ile sağlanabilir. Örgütsel bakış açısı ile iletişim; bir örgütün çeşitli birimleri ve çalışanları arasında bilgi, duygu, anlayış ve yaklaşım paylaşımını, bu paylaşma sürecindeki her türlü araç-gereç ve yöntemi, söz konusu aktarma ile ilgili çeşitli kanalları ve mesaj şeklini içermektedir. Bilgi aktarımı, işe yönelik talimat ve emirlerin aktarılmasının yanı sıra kurum kültürünün, vizyon ve misyon kavramlarının, işletme politikalarının, hedeflerin ve stratejilerin aktarılmasının da konularından da olabilmektedir. Örgütsel iletişimin asıl amacının üretim olduğu unutulmamalıdır. Faaliyet alanına bağlı olarak, ürün, hizmet ya da bilgiyi üretmeye ve pazarlamaya yönelik görevlerin en etkili biçimde koordine edilmesi bu görevlere yerleştirilen uygun kişiler arasındaki iş ve fikir birliğinin sağlanması örgütsel iletişimin temelini oluşturmalıdır. Uyguladığımız ankette edindiğimiz yanıtlar doğrultusunda çalışanların örgütsel iletişimin kalitesine ilişkin fikirleri, örgütsel iletişimin orta düzeyde seyrettiği yönündedir. Bu çok karamsar bir tablo çizmemekle beraber aksayan bir takım taraflar olduğunu göstermekte ve bunların bir an önce saptanarak düzeltilmesi için gerekli tedbirlerin alınması gerektiğinin sinyallerini vermektedir. People communicate with each other to understand and to effect them and express their selves. By saying in a different way, they communicate to be social creature and individuals find an opportunity to define their personality by communicating with their selves and the other people. Communication functions as a kind of plaster to hold together all kind of relationships between people, organizations and communities at the end. Communication is sharing and meeting on a common sense action of human kind and performed by using pre-mentioned symbols to describe and tell the concepts, elements and objects. Communication is a reconciliation method to reach the common aims. Organizational communication has became an unseparatable part of management science as a conclusion of human factor has gained importance for keeping together the organization against the outer effects day by day in the modern business arena. There is a reality that communication which is a science is related with the all subjects included human kind's behaviours, is a main part of management science as an action to reconcile, organize, drive of human behaviours and qualification to the pre-mentioned aims. Communication process consists of four main elements. These are source, channel, receiver and message. For appearing a basic communication process, there must be the source that codes, describes feelings, ideas, knowledge with pre-mentioned symbols and the receiver who analysises, decodes, percepts and understands these symbols. There are other secondary elements in a communication process with addition to these four main elements. These are coding, decoding, effecting, feedback and noise. Feedback process is the reply of receiver and criteria to determine that the message sent by the source has been understood or not. Therefore, the reply of receiver is named as being feedback against to the message that has been sent by the source. People are in always in a process of communication to define their own personality and be existed in business arena like in all other social groups as a part of their social roles and status. On the other hand, there is another remarkable difference in business life that is an aim to reach the common organizational objectives. But, as a natural sense of human kind, daily social relationships are based on sincerity. They are existed and prolonged without any kind of obligations and compelling. Because of this reason, only a few people can learn to communicate in business-life norms before starting to work. Therefore, organizational communication must be evaluated as a formal, planned, coordinated process to reach to the pre-mentioned aims. But, unless the formal relations are subject to organizational communication, human factor is a determination criteria of organizational communication and success of organizational communication is always affected by human behaviours and qualifications. A real organization is a dynamic and living creature that consists of complicated human relation. Therefore, process of an organizational communication can not be bordered on paper with planned written rules. But, these written rules form the skeleton of whole organizational communication. But, it must not be forgotten that the human factor is the main material of the organization and informal relations has a remarkable role in the management of organization. Therefore, we face with organization with their formal and informal structures. These two sub-systems of communication are called total communication system of organization as being together and affect the behaviours of organization's member. The most important condition of a successful communication process is creating the unity of aims among people in the organization. Organizational communication provides to gather lots of different people around a common aim by combining their own personal capacity and knowledge. This kind of combination is necessary to success the organizational aims by working in an effective way. On the other hand, organizational communication is an assistant to management science to provide, collaboration and reconciliation. By saying in a different way, organizational communication is a sharing of all communication forms in formal and informal ways to prolong the organization's existence. If the employees believe in reaching the common aims provide them to reach individual aims, they easily accept organizational objectives. The spirit of the partnership in worry and gladness must be in front of all the rules for existence of organizational success. It is possible to use all communication channels with emphasising partnership of destiny feeling to the all staffs in different levels by managers. Communication in organizational way is a sharing of knowledge, feelings and understanding among different units/ departments or all staff and using of all kind of equipment and method during this sharing and includes all different channels and message forms. Transmission of knowledge is transferring of instructions, orders and on the other side transmission of organizational culture, vision, mission concepts, aims and strategy. It must not be forgotten that the main objective of organization and communication is production. The base of organizational communication depending on an activity topic is about production, service and marketing in an effective way and during this activity, it provides the idea and collaboration between the employees. The public survey that had been applied in Anadolu Sigorta provides us the quality of organizational communication quality is in average level. This conclusion is not pessimistic but the necessary precautions must be determined as soon as possible to ensure the prolonging of the company's success.