Analysing training needs through performance appraisal technique application in a company

Abstract

EĞİTİM İHTİYAÇLARININ PERFORMANS DEĞERLENDİRME TEKNİĞİ YOLUYLA ANALİZİ ŞİRKET UYGULAMASI Bu tezin amacı eğitim ihtiyaçlarının performans değerlendirme tekniği ile nasıl analiz edildiğini açıklamak ve Şirket uygulamasından örnek vermektir. Eğitim, tüm dünyadaki büyük Şirketlerin en önemli faaliyetlerinden biridir. Eğitimin birincil amacı, organizasyonlara, anahtar kaynakları olan çalışanlarına katma değer kazandırarak amaçlarını gerçekleştirmede yardımcı olmaktır. Eğitim süreci üç önemli aşamadan oluşur: İhtiyaç Değerlendirme (İhtiyaç Analizi), Geliştirme ve Değerlendirme. İhtiyaç Analizi aşamasında, eğitime nerede ihtiyaç duyuluyor, kim hangi konuda eğitime ihtiyaç duyuyor ve hangi bilgi, beceri, davranışlar hedefleniyor gibi sorulara cevap aranır. Geliştirme aşamasında, ilk aşamada belirlenen ihtiyaçları karşılayacak uygun eğitim programları geliştirilir ve gerçekleştirilir. Değerlendirme aşamasında, eğitim programının belirlenen amaçları karşılamada etkin olup olmadığı ve eğitim alanların eğitim programının sonucunda yeni bilgi, beceri ve davranışları öğrenip öğrenmediği incelenir. Eğitim ihtiyaçları analizi organizasyon ve çalışanların performansının gözden geçirilmesi sürecidir. Aynı zamanda Ne tür eğitim, ne zaman, nerede, kim için isteniyor ve eğitim sonrasında ne tür değişiklikler bekleniyor? sorularını cevaplar. Eğitim İhtiyacı Analizinde organizasyonel, operasyonel ve kişi analizi olmak üzere üç tip analiz yapılır. Organizasyonel analiz, Şirket içinde nereye eğitim gerektiği ve eğitimi hangi faktörlerin etkilediği sorularını cevaplamaya çalışır. Operasyonel analiz, çalışanların görevlerini yerine getirebilmeleri için eğitimde vurgulanması gereken bilgi beceri ve davranışlar ile önemli görevlerin tanımlanmasını içerir. Kişi analizi ise, performans eksikliğinin bilgi, beceri, yetenek (eğitim konusu) eksikliğinden mi motivasyon veya iş tasarımı probleminden mi kaynaklandığını belirlemeyi, eğitime kimlerin ihtiyaç olduğunu ve çalışanların eğitime hazır olup olmadıklarını tanımlamayı içerir. Eğitim İhtiyaçları Analizi'nde bilgi toplamak için birçok metod vardır. Performans Değerlendirme, sadece eğitim ihtiyaçları analizinde değil aynı zamanda performans gelişimi, ücretlendirme, kariyer planlama ve gelişimi, işe alma, seçme ve yerleştirme ve oryantasyonda da kullanılan tekniklerden biridir. Performans Değerlendirme, organizasyonların çalışanlarının işteki performanslarını değerlendirdikleri ve onlar hakkında bazı önemli kararlar aldıkları bir süreçtir. Çalışanlar yaptıkları iyi şeyler için olumlu geribildirime ve işlerini yerine getirirken yaptıkları hataları düzeltici faaliyetleri alabilmek için olumsuz geribildirime ihtiyaç duyarlar. Performans Değerlendirme metodları Geçmiş Odaklı ve Gelecek Odaklı olmak üzere iki grupta sınıflandırılabilir. Mükemmel diye bir teknik yoktur, her birinin avantaj ve dezavantajları vardır. Değerlendirme süreci altı aşamadan oluşur: Organizasyonun stratejik hedeflerine göre performans standartlarının oluşturulması ile başlar. Sonra karşılıklı ölçülebilir amaçlar belirlenir. Üçüncü aşama performans ölçümüdür. Mevcut performasın standartlarla kıyaslanması ve değerlendirmenin çalışanla tartışılması ile devam eder. Ve bazı durumlarda çözümün eğitim olduğunu gösteren birtakım düzeltici faaliyetlerin gerektiği yerde tanımlanması ile sona erer.

ANALYSING TRAINING NEEDS THROUGH PERFORMANCE APPRAISAL TECHNIQUE APPLICATION IN A COMPANY The objective of this thesis is to explain how training needs are analyzed through performance appraisal technique and to give the example of how it is implemented in a company. Training is one of the major activities of most large organizations throughout the world. The fundamental aim of training is to help the organization achieve its purpose by adding value to its key resource – the employees. Training process includes three major phases: Needs Assessment (Needs Analysis), Development and Evaluation. In assessment phase; the answer of some questions such as where the training is needed in the organization, who needs training about what subject, what kind of training is needed and what specific knowledge, skills and abilities should be taught must be studied. In development phase a training program that will meet the determined needs is developed and implemented. In the evaluation phase; whether the training program has been effective in meeting the stated objectives and whether trainees actually learned new skills and attitudes or a body of knowledge as a result of training program is examined. Training needs analysis is the process of an overview of the performance of the organization and employees. It answers the questions what kind of training, when, where and why it is conducted, for whom it is conducted and what changes are expected after the training. Three analysis are conducted in Training Needs Analysis: Organizational, operational and person. Organizational analysis tries to answer the question of where the training emphasis should be placed in the company and what factors may affect training. Operational analysis includes identifying the important tasks and knowledge, skill, and behaviors that need to be emphasized in training for employees to complete their tasks. Person analysis involves determining whether performance deficiencies result from a lack of knowledge, skill, ability (a training issue) or from a motivational or work-design problem, identifying who needs training and, determining employees' readiness for training. There are a lot of methods to collect data in Training Needs Analysis. Performance Appraisal is one of the techniques, which is used not only in training needs analysis but also in performance improvement, compensation, career planning and development, recruitment, selection, orientation, and placement. Performance Appraisal is the process by which organizations evaluate job performance of employees to make some important decisions about them. Employees need both positive feedback for the good things they do and negative feedback to take corrective action about the mistakes they made while performing their job. Thus they will be able to decide how they will behave about their job in the future. Methods of Performance Appraisal can be classified into two groups as Past-Oriented Appraisal Methods and Future-Oriented Performance Methods. No one technique is perfect; every one has advantages and disadvantages. The appraisal process consists of six main steps. It begins with the establishment of performance standards in accordance with the organization's strategic goals. Then measurable goals are set mutually. The third step is the measurement of performance. It continues with the comparison of actual performance with standards and discussion the appraisal with the employee. And ends with the identification of corrective action where necessary which sometimes may indicate a training solution.