Training need analysis

Abstract

Eğitim, hızlı değişimle artan rekabet nedeniyle organizasyonlar için çok önemli bir hale gelmiştir. Bu rekabet ortamında ayakta kalabilmek için organizasyonlar, çalışanların bilgi, beceri ve davranışlarını geliştirecek etkili eğitim programları düzenlemelidir. Temel eğitim süreci her zaman aynıdır ve üç aşamadan oluşur: - İhtiyaç Analizi Aşaması - Geliştirme Aşaması - Değerlendirme Aşaması İhtiyaç Analizi aşamasında, eğitime nerede ihtiyaç duyuluyor, kim hangi konuda eğitime ihtiyaç duyuyor ve hangi bilgi, beceri, davranışlar hedefleniyor gibi sorulara cevap aranır. Bu aşamadan sonra ortada bir eğitim ihtiyacı olup olmadığına karar verilir. Geliştirme aşamasında, ilk aşamada belirlenen ihtiyaçları karşılayacak uygun eğitim programları geliştirilir ve gerçekleştirilir. Değerlendirme aşamasında ise katılımcının, eğitimden önceki ve sonraki davranışları gözlemlenerek eğitimin, ihtiyaçları karşılayıp karşılamadığı analiz edilir. En önemli aşama, uygun kişiye uygun eğitimin verilmesini sağlayan Eğitim İhtiyacı Analizi aşamasıdır. Bu analiz, organizasyonun ve çalışanların performansını gözden geçiren bir süreçtir. Amacı, eğitimin, performansı nasıl geliştireceğini belirlemektir. Üç tip analiz yardımıyla, hangi tür bir eğitimin, ne zaman, nerede (hangi alanda), neden, kimin için gerçekleştirileceği ve eğitimden sonra hangi değişimlerin beklendiği soruları yanıtlanır. Eğitim İhtiyaç Analizinde beklenen performans seviyesi (iş analizlerinden elde edilen) ile mevcut performans düzeyi (kişi analizinden elde edilen) karşılaştırılır ve aradaki fark ihtiyacı belirler. Eğitim İhtiyacı Analizinde organizasyonel, operasyonel ve kişi analizi olmak üzere üç tip analiz yapılır. Organizasyonel analizde, organizasyonun iç çevresi (organizasyon yapısı, politika ve prosedürler gibi çalışanın performansını etkileyebilecek her türlü etken) ve bunun organizasyonun amaçları ve hedefleri ile uyumlu olup olmadığı araştırılır. Operasyonel analizde, işin, o işi yapmak için gerekli olan bilgi, beceri ve davranışları belirlemek için, analizi yapılır. Bu analizde, istenen performans düzeyini ve çalışanın işi yaparken karşılaştığı engeller belirlenir. Bu da hangi işlerin, hangi düzeyde ve hangi bilgi, beceri ve davranışlarla gerçekleştirilmesi gerektiğinin analizini gerektirir. Kişi analizi ise, kişinin işi yapmak için gerekli olan bilgi, beceri ve davranışlara sahip olup olmadığını analiz eder. Bunun için öncelikle mevcut performansı ölçülmelidir. Eğitim İhtiyacı Analizinde veri toplamak için birbirlerine göre avantajları ve dezavantajları olan birçok yöntem vardır. Önemli olan hangi durumda hangi yöntemin seçileceğidir. Eğer doğru yöntem seçilirse, gerçekçi ve güvenilir veriler elde edilir ki bu da doğru eğitimin doğru kişi ile buluşmasını sağlar. Bu yöntemlerle elde edilen verilerle, bir eğitim ihtiyacı olup olmadığına karar verilir. Eğer varsa bu ihtiyaca yönelik bir eğitim geliştirilir. Aksi takdirde, ihtiyacı karşılamak için iş değiştirme, ödüllendirme gibi eğitim dışında bazı çözümler gerekecektir. Eğitim İhtiyaç Analizinde Proaktif ve Reaktif olmak üzere iki yaklaşım vardır. Her iki yaklaşımda da aynı analizler uygulanır; fakat Proaktif yaklaşım gelecekteki ihtiyaçları dikkate alırken, Reaktif yaklaşım yalnız mevcut performans problemlerine odaklanır. Proaktif yaklaşım diğer yaklaşımdan daha anlamlıdır çünkü bu yaklaşımla organizasyon gelecekte oluşabilecek bir ihtiyacı belirler ve büyük bir probleme dönüşmeden önlem alır. Sadece mevcut ihtiyaçlar değil, aynı zamanda ilerde doğabilecek ihtiyaçlar da organizasyonların gelişimi açısından çok önemlidir.

TRAINING NEED ANALYSIS Training has become a very important function of the organizations due to the competition related to rapid changes in technology and environment. To adopt this change, organizations have to develop effective training programs. The main training process is always the same and includes three major stages: - Need Assessment (Need Analysis) Phase - Development Phase - Evaluation Phase In assessment phase; the answer of some questions such as where the training is needed in the organization, who needs training about what subject, what kind of training is needed and what specific knowledge, skills and abilities should be taught must be studied. In development phase; relevant training program that meets the determined needs is developed and conducted. In the evaluation phase; it is examined whether training program has met the stated objectives by observing behaviours of the trainee before and after training. Training Need Analysis is the most important process as it provides relevant training for relevant person. It is a process of taking an overview of the performance of the organization and employees. It answers the questions what kind of training, when, where and why it is conducted, for whom it is conducted and what changes are expected after the training. While conducting Training Need Analysis, the expected level of performance specified (from the job analysis) and the current level of performance exhibited (evident in the person analysis) are compared and this indicates performance discrepancies. Three analysis are conducted in Training Need Analysis: Organizational, operational and person. Organizational analysis involves looking at the internal environment (all influences like structure, policies and procedures, job design that could affect employee performance) of the organization and determining its fit with organizational goals and objectives. Operational analysis examines specific jobs to determine the requirements (knowledge, skills, and attitudes) that are necessary to get the job done. It determines the desired level of performance, analyses the obstacles the employees face while performing the tasks and requires an examination of; what tasks are to be performed, at what level they must be performed and what knowledge, skills, and attitudes are necessary to perform them. Person analysis examines the person who performs the job to see if he or she has the required knowledge, skills, and attitudes to do the job. Here, the actual performance should be measured firstly. There are a lot of methods to collect data in Training Need Analysis that have some advantages and disadvantages according to each other. The most important thing is to decide which method will be used in which situation. If a right decision is made, the results will be also reliable. After analyzing these data; if there is a training need, a training program should be planned according to the goal occurred from the analysis. If not, it means training is not a solution for this problem and another solution like changing the job, practicing is needed. There are two different approaches to Training Need Analysis: Proactive and Reactive Approach. The analyses are also used for both. While Proactive approach determines where discrepancies might exist in the future, Reactive approach determines the existing discrepancies in job performance. A Proactive approach is better than the Reactive approach. Because in Proactive approach, a discrepancy can be easily realized before it turns in to a big problem and therefore, this helps the organization be ready for such a problem that will appear in the future and take precautions for it, before the occurrence. Not only the present needs but also future needs are very important for development of the organization.