Publication: Wissensmanagement in projektorganisationen (Proje organizasyonlarında bilgi yönetimi)
Abstract
Proses organizasyonlarının aksine, proje bazlı çalışan organizasyonlarda her bir proje kendine özgü problemleri beraberinde getirmektedir. Bu da proje organizasyonlarında bir yandan bilgiye olan bağımlılığı özellikle önemli kılarken, diğer yandan çözülen her problem ile artan organizasyonel bilgi birikiminin yönetilmesini gerekli kılmaktadır. Bilgi, veri (data) ve enformasyon (information) sıkça birbirlerinin yerine kullanılan kavramlardır. Veri; tek, objektif, kendi başına bir anlam taşımayan gerçeklerdir ve organizasyonlarda daha çok işlemlerin sonucu kayıtlar olarak görülürler. (Örnek: stoktaki anlık ürün miktarı). Enformasyon; belli bir anlam yüklenmiş, bir mesaj içeren veridir. (Örnek: Stok miktarının kritik seviyeye ulaşması). Bilgi ise çeşitli enformasyonların, belirli bir amaç için bir araya gelmesi ile oluşur. (Firmadaki stok seviyesinin dönemler içindeki değişimi ve buna bağlı olarak hangi dönemde ne kadar minimum stok miktarı ile çalışılması gerekliliği). Bilgi, organizasyonlar için yönetilmesi gereken bir üretim kaynağıdır. Bilgi Yönetimi'nin adımları aşağıda verilmiştir: 1. Bilgi Hedeflerinin Belirlenmesi: Normatif, Stratejik ve Operasyonel seviyede hedeflerin belirlenmesi gerekmektedir. Organizasyonun hedefleri doğrultusunda hangi bilgilere gereksinim duyduğu, ayrıca Bilgi Yönetimi çalışmalarından operatif seviyede hangi sonuçların beklendiği de belirlenmelidir. 2. Bilginin Yaratılması: Belirlenen hedefler doğrultusunda öncelikle organizasyon içerisinde bulunan bilgiler belirlenmeli, açığa çıkarılmalı, tüm organizasyonun kullanımına sunulmalıdır. Organizasyon hedefleri için gerekli bilginin, organizasyon bünyesinde bulunmaması halinde, bu bilgi ya dışarıdan sağlanacaktır (eğitim, istihdam, danışmanlarla işbirliği vb.) ya da organizasyon içerisinde geliştirilecektir (ar-ge çalışmaları, proje takımları vb.) 3. Bilgini Saklanması: Organizasyon içerisinde bulunan bilgi, gerektiğinde kolayca erişim sağlanacak, iç ve dış etkenlerle kaybolmayacak şekilde saklanmalıdır. 4. Bilginin Dağıtılması: Doğru kullanıcının, doğru zamanda, doğru bilgiye ulaşmasına olanak tanıyacak şekilde bir yapı kurulması gerekmektedir. 5. Bilginin Kullanılması: Organizasyon içerisinde bilginin paylaşılması ve yeni bilgilerin kullanılması teşvik edilmelidir. 6. Bilginin Değerlendirilmesi: Bir yandan belirlenmiş olan Bilgi Hedeflerine ulaşılma derecesi, diğer yandan da organizasyonun bilgi sermayesi ölçülmelidir. Organizasyonlarda bilginin etkin biçimde yönetilebilmesi ve kullanılabilmesi için üst yönetimin liderliği ve desteği, uygun organizasyon kültürü ve enformasyon teknolojileri önemli faktörlerdir. Bilgi yönetiminin belirtilen adımlarına yönelik hazırlanmış paket programlar yanında organizasyonların intranet ortamlarında geliştirilmiş uygulamalar da etkin bilgi yönetimi araçları olarak görülmektedir. Bununla birlikte enformasyon teknolojilerinin (ET) bilgi yönetimi için yalnızca bir araç olduğu, bilgi yönetiminin belirtilmiş adımlarına yönelik araçların yalnızca ET ürünlerinden oluşmadığı unutulmamalıdır.
Zusammenfassung Wissensmanagement in Projektorganisationen Im Gegenteil von Prozeßorganisationen, in den Projektorganisationen bringt jede Projekt seine spezielle Probleme mit sich. Dies einerseits erhöht die Wichtigkeit des Wissens für solche Organisationen, andererseits erfordert aber auch die bewußte Leitung des organisationalen Wissensbasis, der nach jeder Projekt durch das neu gewonnene Wissen immer größer wird. Es gibt häufig ein Verwechslung zwischen den Bezeichnungen Daten, Informationen und Wissen. Daten bedeuten grundlegende objektive Tatsachen und haben alleine keine Bedeutung für die Organisation (z.B. die aktuelle Menge des Vorrates). Daten wandeln zu den Informationen um, indem sie eine Bedeutung bekommen und eine Meldung tragen (z.B. Erreichung der kritischen Vorratsmenge). Wissen ist die Kombination von mehreren Informationen zu einem spezifischen Zweck (Das Vorratsniveau in verschiedenen Perioden und die notwendige Mindestvorratstufe). Wissen ist ein wichtiger Produktionsfaktor, die wie die anderen Produktionsfaktoren managed werden soll. Die Bausteine des Wissenmanagements sind unten gegeben: 1. Wissensziele Definieren: Wissensziele sollen in den normativen, strategischen und operativen Ebenen definiert werden. Das Wissen, das für die Erreichung der Organisationsziele notwendig ist, soll bestimmt werden. Die Erwartungen und konkrete Ziele der Wissensmanagementsaktivitaen sollen auch bestimmt werden.. 2. Wissen Entwickeln: Entsprechend der definierten Zielen sollte das Wissen innerhalb der Organisation identifiziert und zur Verfügung gestellt werden. Das mangelnde Wissen muß entweder außerhalb der Organisation erworben werden (Training, Beratung, Personalbeschaffung, etc.), oder innerhalb der Organisation (Forschung und Entwicklung usw..) entwickelt werden. 3. Wissen Bewahren: Das organisationale Wissen soll so bewahrt werden, daß einen leichten Zugriff zu dem richtigen Wissen ermöglicht und jeden möglichen Verlust wegen der internen oder externen Effekte verhindert wird. 4. Wissen Verteilen: Eine Struktur zur Wissensverteilung soll entwickelt werden, die den Zugriff der richtigen Person zu dem richtigen Wissen in der richtigen Zeit ermöglicht. 5. Wissen Nutzen: Wissensteilung und Benutzung des neuen Wissens soll innerhalb der Organisation gefördert werden.. 6. Wissen Bewerten: Der Grad des Erreichens der definierten Wissensziele sollte gemessen werden. Wissensmanagement basiert auf Führung und Unterstützung des oberen Managements, eine wissensorientierte Organisationskultur und Informationstechnologien. Auf dem Markt sind mehere IT-Tools für die benannte Schritte des Wissensmanagements zu finden. Neben diesen Paketprogrammen, dienen auch Intranetprogrammen zur Wissensmanagement. Es soll aber nicht berücksichtigt werden, daß IT-Tools nur Mitteln zum Wissensmanagement sind und sollen auf keinen Fall als ein Ziel gesehen werden.
Zusammenfassung Wissensmanagement in Projektorganisationen Im Gegenteil von Prozeßorganisationen, in den Projektorganisationen bringt jede Projekt seine spezielle Probleme mit sich. Dies einerseits erhöht die Wichtigkeit des Wissens für solche Organisationen, andererseits erfordert aber auch die bewußte Leitung des organisationalen Wissensbasis, der nach jeder Projekt durch das neu gewonnene Wissen immer größer wird. Es gibt häufig ein Verwechslung zwischen den Bezeichnungen Daten, Informationen und Wissen. Daten bedeuten grundlegende objektive Tatsachen und haben alleine keine Bedeutung für die Organisation (z.B. die aktuelle Menge des Vorrates). Daten wandeln zu den Informationen um, indem sie eine Bedeutung bekommen und eine Meldung tragen (z.B. Erreichung der kritischen Vorratsmenge). Wissen ist die Kombination von mehreren Informationen zu einem spezifischen Zweck (Das Vorratsniveau in verschiedenen Perioden und die notwendige Mindestvorratstufe). Wissen ist ein wichtiger Produktionsfaktor, die wie die anderen Produktionsfaktoren managed werden soll. Die Bausteine des Wissenmanagements sind unten gegeben: 1. Wissensziele Definieren: Wissensziele sollen in den normativen, strategischen und operativen Ebenen definiert werden. Das Wissen, das für die Erreichung der Organisationsziele notwendig ist, soll bestimmt werden. Die Erwartungen und konkrete Ziele der Wissensmanagementsaktivitaen sollen auch bestimmt werden.. 2. Wissen Entwickeln: Entsprechend der definierten Zielen sollte das Wissen innerhalb der Organisation identifiziert und zur Verfügung gestellt werden. Das mangelnde Wissen muß entweder außerhalb der Organisation erworben werden (Training, Beratung, Personalbeschaffung, etc.), oder innerhalb der Organisation (Forschung und Entwicklung usw..) entwickelt werden. 3. Wissen Bewahren: Das organisationale Wissen soll so bewahrt werden, daß einen leichten Zugriff zu dem richtigen Wissen ermöglicht und jeden möglichen Verlust wegen der internen oder externen Effekte verhindert wird. 4. Wissen Verteilen: Eine Struktur zur Wissensverteilung soll entwickelt werden, die den Zugriff der richtigen Person zu dem richtigen Wissen in der richtigen Zeit ermöglicht. 5. Wissen Nutzen: Wissensteilung und Benutzung des neuen Wissens soll innerhalb der Organisation gefördert werden.. 6. Wissen Bewerten: Der Grad des Erreichens der definierten Wissensziele sollte gemessen werden. Wissensmanagement basiert auf Führung und Unterstützung des oberen Managements, eine wissensorientierte Organisationskultur und Informationstechnologien. Auf dem Markt sind mehere IT-Tools für die benannte Schritte des Wissensmanagements zu finden. Neben diesen Paketprogrammen, dienen auch Intranetprogrammen zur Wissensmanagement. Es soll aber nicht berücksichtigt werden, daß IT-Tools nur Mitteln zum Wissensmanagement sind und sollen auf keinen Fall als ein Ziel gesehen werden.