Yerel yönetimlerde form ve rapor yönetimi: tuzla belediyesi örneği

Abstract

Bilgi çağı olarak adlandırılan çağımızda, organizasyonların fonksiyonlarını yerine getirebilmeleri için gerekli olan bilgileri toplayabilmesi, elde edilen bilgileri belirli süreçlerden geçirerek kullanması ve bunun sonucunu elde etmesinde en büyük pay form ve raporlara aittir. Bilgi kullanımındaki bu payları gereği form ve raporlar günümüz organizasyonlarında çok sayıda bulunurlar ve yönetilmedikleri takdirde, asıl görevlerini yapamadıkları gibi, kurumsal etkinlik ve verimliliği de düşürmeye başlarlar. Bu çalışmada, kurum işleyişinde önemli rolleri olan form ve raporların yönetilmesi, yerel yönetimler bazında ele alınarak Tuzla Belediyesi üzerinde uygulanmıştır. Etkin bir evrak yönetimi için de gerekli olan form ve rapor yönetimi, aslında, ISO 9001 Kalite Belgesi alımında da zorunlu bir uygulamadır. Fonksiyonları ve yapıları gereği birbirine benzeyen diğer belediyelerin de kullanabileceği bir pilot uygulama olan bu çalışma, rehber niteliğinde de kullanılabilir.

In 21. century which is called information age, the most important role of getting, using and evaluation of information for organizational functions, belongs to forms and reports. Because of this role, there are many forms and reports in today’s organizations and when they are not managed, they start to fall organizational effeciency and productivity. In this study, forms and reports are handled in terms of local authorities or municipalities and it is practised on Tuzla Municipality. In real, form and repots management which is necessary for setting an effective records management, is a must to take ISO 9001 Quality Certification. Other municipalities can use this study as a manual because of their similar task.