Özel Arşivlerin Yönetim Süreci ve Arşivci

Abstract

Son yıllarda yapılan yayınlar, akademik çalışmalar, bloglar ve sosyal medyadaki paylaşımlarda, özel arşivlerle ilgili çalışmaların ve özel arşiv kaynaklarının kullanımının arttığı görülmektedir. Benzer şekilde tarih, sosyoloji, mimarlık, şehir araştırmaları ve edebiyat gibi farklı alanda çalışan birçok araştırmacının, çalışmalarında özel arşivlerden yararlandığı da anlaşılmaktadır. Özel arşiv kaynaklarının kullanımının artışında, araştırmacıların resmi kurum arşivlerine alternatif kaynak arayışı yanında, belediye, üniversite, kültür ve sanat kurumları tarafından, arşivcilik tekniklerine uygun ve yasal çerçevede çok sayıda kaynağın da erişime açılmasının etkisi vardır. Özel arşivlerin erişilebilirliği ancak özel arşivlerin yönetim süreçleri (sağlama, düzenleme ve tanımlama, dijitalleştirme, erişim, yararlandırma ve koruma) doğru yönetildiği zaman tam anlamıyla sağlanabilir olacaktır. Arşiv malzemesinin doğru yönetiminden ise arşivci sorumludur. Bu çalışmanın amacı, bir arşivin sağlama sürecinden araştırmacının erişimine sunulmasına kadar gerçekleştirilen tüm süreçler, arşivcinin rol ve sorumlulukları ile dikkat etmesi gereken önemli hususların ortaya konmasıdır. Bu amaçla çalışma kapsamında öncelikli olarak, özel arşivler ve sağlamadan erişime kadar gerçekleşen arşivcilik süreci üzerinde durulacaktır. Aynı zamanda özel arşivlerin yönetim süreçlerinde arşivcilerin karşılaşabilecekleri sorunlar ile arşivcilerin rol ve sorumlulukları da ele alınacaktır.Anahtar Sözcükler: Özel arşiv; arşivci; özel arşiv yönetim süreçleri; rol ve sorumluluklarIn recent years, it has seen that studies on private archives and the use of private archive resources in publications, academic studies, blogs and social media posts have been increased. Similarly, it is understood that many researchers working in different fields such as history, sociology, architecture, urban studies and literature benefit from private archives in their studies. Besides the search for alternative sources for business archives, the opening of many sources suitable for archival techniques and within the legal framework by municipalities, universities, culture and art institutions affect on the increase of the usage of private archive resources The accessibility of private archives will only be fully ensured when the management processes of private archives (acquisition, arrangement and description, digitization, access, use and preservation) are accurately managed. The archivist is responsible for the proper management of the archive material. This study aims to reveal all the processes from the acquisition to providing the archive to access for the researcher, the roles and responsibilities of the archivist, and the significant issues to be considered. For this purpose, within the scope of the study, initially private archives and the archiving process from acquisition to access will be emphasized. At the same time, the problems that archivists may encounter in the management processes of private archives and the roles and responsibilities of the archivists will be discussed.Keywords: Private archive; archivist; private archive management processes; roles and responsibilities