Arşiv Belgelerinin Türünün Belirlenmesinde Form Özelliklerinin Kullanılması

Abstract

Arşiv belgeleri tanımlanırken kullanılan niteleme alanlarından biri de belge türüdür. Günümüzde arşiv uygulamalarında belgelerin kağıt, elektronik evrak ya da mikrofilm gibi çoğu kez bulunduğu ortama göre türlere ayrıldığı görülmektedir. Oysa, tür doğru tanımlandığında hem kullanıcıya hem de arşivciye belgenin fonksiyonuyla birlikte yapısal özellikleri hakkında bilgi verir. Bu yüzden türe karar verilirken belgelerin biçimsel taraflarına mı yoksa içerikle birlikte form özelliklerini de yansıtan karakteristik yapılarına mı bakılması gerektiği öncelikli olarak çözülmesi gereken bir sorundur. Bu makalede karakteristik özelliklerin esas alınması gerektiği savunulmuştur.

Record genre is one of the descriptive fields that is used in the process of describing archival records. Today, in archival applications the genre of a record is generally limited to the medium, such as the records being on paper, electronic records or microform. Describing the genre correctly helps users and archivists to understand the functions and characteristics of records. However, this research shows that there are more terms related to the records production that can be used to describe the genre of a record. The main purpose of this essay is to suggest that the content of the records be the decisive element in describing type.