A process analysis methodology for enterprise resource planning (ERP) implementations

Abstract

TOPIC A PROCESS ANALYSIS METHODOLOGY FOR ENTERPRISE RESOURCE PLANNING (ERP) IMPLEMENTATIONS ABSTRACT With ERP through computers and a common database, the work of people in many different functions of the enterprise can be better coordinated, and volumes of common information can be shared. But usually the ERP does not attempt to address the design of the processes in the enterprise. This leads to a situation where activities take place unnoticed which is against to good engineering practice and hence to the system performance. ERP has sought sophistication but achieved complexity instead. Strategic enterprise management system deals mainly with the determination of the products to be manufactured, the matching of products to markets and customers' expectations and the design of the production system that will achieve these objectives. To design such a production system, all the processes (procurement, material management, sales and distribution etc.) should be analysed and corrected. A common approach in an ERP implementation has been to carry out a business process re-engineering study beforehand. But this led to mismatches between the proposed enterprise model and the ERP functionality. The firms that improved and reengineered their processes before ERP implementation found that there are serious gaps between these reengineered processes and ERP application itself after beginning the implementation. In this case, the consequences are usually lengthened project plans and increased project costs. In this study a process analysis methodology for ERP implementation is presented. This methodology consists of the steps necessary to select and define processes on which an ERP implementation will be carried and to identify the gaps between these processes and the standard processes of the ERP application. These gaps alerts both decision makers and implementers about the problems that may arise in the implementation and helps them in taking necessary actions against these problems. This methodology can be used both for determining the suitability of an ERP application to the business requirements of an enterprise and as a supplementary material in a business process reengineering study before or during the ERP implementation. By applying this methodology the risk of failure of the ERP projects will be minimised and duration of the implementation will be shortened which is a very crucial improvement for all IT projects.Bir İşletme Kaynak Planlaması (İKP) uygulamasıyla işletmenin değişik fonksiyonlarında çalışan kişilerin işleri daha iyi koordine edilir ve büyük hacimlerdeki ortak bilgi paylaşılır. Fakat İKP genelde işletmedeki süreçlerin tasarımlarıyla ilgilenmez. Bu durum işletmedeki aktivitelerin iyileştirilmesinin gözardı edilmesine yol açar ki bu da mühendislik mesleğinin ideal uygulamalarıyla bağdaşmaz ve sistem performansını olumsuz etkiler. İKP tarihsel süreci boyunca gelişip büyümeyi amaçlamış fakat karmaşık bir yapıya ulaşmıştır. Günümüzün modern stratejik işletme yönetim sistemi mükemmele ulaşmak için şu üç şeyi hedeflemiştir: üretilecek ürün ve/ veya hizmetlerin belirlenmesi, müşterilerin beklentilerinin ve pazar koşullarının üretilen/ üretilecek ürün ve/ veya hizmetlerle bağdaştırılması ve belirtilen hedeflere ulaşmak için kullanılacak üretim sisteminin en uygun bir şekilde tasarlanması. Üretim sisteminin uygun bir şekilde tasarlanması için gerekli olan ise işletmedeki süreçlerin (satınalma, malzeme yönetimi, satış ve dağıtım vb.) analiz edilmesi ve gerekli iyileştirme ve düzeltmelerin yapılmasıdır. Bir İKP projesindeki yaygın yaklaşım İş Süreçleri Yeniden Yapılandırma çalışmasının İKP uygulama yerleştirmesinden önce yapılmasıdır. Fakat bu yaklaşım İKP fonksiyonlarıyla hiç uyuşmayabilecek bir işletme modelinin ortaya çıkması sonucunu doğurabilmektedir. İKP yerleştirmesinden önce süreçlerini iyileştiren ve yeniden yapılandıran şirketler İKP uygulamasıyla kendi elden geçirdikleri süreçleri arasında önemli farklılıklar bulmuşlardır. Bu durumun sonuçları genellikle uzayan proje planları ve artan bilgi teknolojisi proje maliyetleridir. Bu çalışmada İKP yerleştirmesi için bir süreç analiz metodolojisi sunulmuştur. Bu metodoloji İKP yerleştirmesinde doğru süreçleri seçmek, tanımlamak ve bu süreçlerle İKP uygulamasındaki süreçler arasındaki farklılıkları ortaya çıkarmak için gerekli olan adımları içerir. Bu farklılıklar hem karar vericileri hem de uygulamacıları İKP yerleştirmesi sırasında ortaya çıkabilecek sorunlar hakkında önceden uyarır ve bu sorunları bertaraf etmek için önceden önlemler almalarına yardımcı olur. Bu metodoloji hem İKP uygulamasının işletme ihtiyaçlarına uygunluğunun tespitinde hem de İKP yerleştirmesi öncesi veya sonrasında yapılacak bir yeniden yapılandırma ve iyileştirme çalışmasında yardımcı malzeme olarak kullanılabilir. Bu metodolojiyi uygulayarak İKP projelerindeki başarısızlık riski ve proje yerleştirme süreleri azalıcaktır ki bunlar da bilgi teknolojileri projeleri için çok önemli gelişmelerdir.