Doğuştan Dijital Belgelerin Milli Arşiv'e Transfer Süreçleri: Türk Kamu Kurumlarında Durum

Abstract

Bilgi çağı olarak da adlandırılan dijital çağ; teknolojiyi ön plana çıkaran ve teknolojiyi kullanan birçağ olmasıyla hayatımızı etkilemiştir. Bu etki eğitim, kültür, yönetim gibi birçok alanda kendinigöstermiştir. Bu alanlardan biri de kuşkusuz bilgi ve belge yönetimidir. Dijital çağda meydana gelendeğişimlerle birlikte belgelerin oluşturulma ve kullanım şekillerinde değişiklikler meydana gelmiştir.Geleneksel yöntemlerle kâğıt ortamında üretilen bilgi ve belgeden, dijital ortamda üretilen/doğan bilgive belgeye (born-digital record) geçiş söz konusudur. Belgeler artık fiziksel ortamlar yerine dijitalortamda üretilmeye başlanmıştır. Bu tür belgeler \"born-digital record\" olarak adlandırılmaktadır.Dijital belgeler (born-digital record) dijital formatta oluşturulmuş belgelerdir (What are born-digitalrecords?, 2020, 13 Şubat). Genel olarak yurt dışında, dijital belgelerin arşive transferi konusunda birfarkındalık ve bu konunun zorlukları hakkında bir bilinç bulunmaktadır. Yapılan literatür taramasınagöre, ululararası alanda konu ile ilgili çalışmalar ve projeler başlamış ve devam etmektedir. Türkiye'dedijital belgelerin yönetimine yönelik süreçler ve standartlar vardır, ancak dijital transfer gibi belirlialanlarda bir yol haritasının veya resmi bir devlet politikasının olmaması bu konudaki çalışmalarıkısıtlamaktadır.Bu kapsamda çalışmamızın amaçları; dijital çağ ile birlikte Türkiye’deki kamu kurumlarında dijitalsüreklilik bağlamında dijital belgelerin ayıklanması, değerlendirmesi, hassasiyet incelemesi, dijitalsüreklilik ve uzun süreli koruma konularında izlenen yol ve yöntemleri ortaya çıkarmak ve Türkiye’dedijital belgelerin milli arşive devri konusunda kurumlara farkındalık sağlamak olarak belirlenmiştir.Çalışmanın problemi; \"Türkiye’de kamu kurumlarında dijital süreklilik bağlamında ulusal vekurumsal boyutlarda farkındalık eksikliği, teknik ve hukuksal altyapı yetersizliği yaşanmaktadır\"şeklinde oluşturulmuştur.Araştırmanın temel hipotezi; \"Türkiye’de kamu kurumlarında dijital belgelerin kurumdan arşivetransfer aşamasına kadar gerekli olan bilgi ve belge yönetimi süreçlerinin teknik ve hukuksal altyapısıyeterli/beklenilen düzeyde değildir\" şeklinde tanımlanmıştır.Araştırmanın kapsamını Türkiye’de dijital belgelerin bilgi yönetim süreçlerine dair veri sağlayabilecekkamu kurum ve kuruluşları ile Devlet Arşivleri Başkanlığı tarafından yayınlanan 2020-2024 stratejikplanında yer alan dış paydaşlar olarak iş birliği yapılan kurumlar oluşturmaktadır. İlgili kurumlaraanket çalışması yapılmıştır. Araştırmada soruların değerlendirilmesi için Statistical Package for theSocial Sciences (SPSS) 21 programından yararlanılmıştır.The digital age, also called the information age, has influenced our lives as it is an era wheretechnology and its use is emphasised. The effect of the technological age has been witnessed in manyfields including education, culture and management. One of these areas is undoubtedly informationand records management. The changes in the digital age, have also impacted on, and changed the wayrecords are created, and the way in which they are used. There has been a transition from papermedium based information and records managed with traditional methods to digital information,where born records are produced in digital media. Records are now being produced in a digitalenvironment instead of a physical one. Such records are called \"born-digital record\". Born-digitalrecords are records created in digital format (What are born-digital records?, 2020). Generallyspeaking, internationally, there is an awareness of the processes relating to the transfer of digitalrecords to the archive, and also an consciousness of its difficulties. A review of the literature on thesubject reveals that research globally on the subject is underway. In Turkey, there are processes andstandards for the management of digital records, however the absence of a road map or formalgovernment policy on certain areas such as digital transfer, restricts the work on this issue. The needfor a roadmap on the subject is essential. Most electronic transactions are carried out throughinformation management systems and processes can’t go beyond such systems.The objectives of our work in this context are determined as the digital appraisal, selection andtransfer, digital continuity and long-term preservation of digital records in the context of digitalcontinuity in public sectors in Turkey. Additionally, we aim to reveal the methods and approachesfollowed in digital continuity and long-term preservation and raise awareness among public sectors inTurkey about the transfer of digital records to the national archive.The problem statement of the study at hand is, "There is a lack the desired level of awareness at bothnational and institutional levels regarding digital continuity in public institutions in Turkey, as well asinadequate technical and legal infrastructure".The basic hypothesis of the research of the study is; " Turkish public institutions lack the desired levelof awareness, technical and legal infrastructure for the implementation of processes for digitalinformation and records management leading to digital transfer ".The scope of the research comprises of obtaining authentic data from various Turkish sector publicbodies that will render the data obtained during the research meaningful and reliable and theinstitutions that cooperate as external stakeholders included in the 2020-2024 strategic plan publishedby the Presidency of State Archives. A survey was conducted with the relevant institutions. SPSS 21(Statistical Package for the Social Sciences) program was used to evaluate the questions in theresearch.